La gestion de clientèle et l'administration de deux sociétés : une compagnie de spectacle et un organisme de formation continue, qui cumulent environ 8 000 contacts, pour 150 clients par an. Objectif : faire travailler à distance plusieurs utilisateurs sur une base de données commune, pour éviter les erreurs découlant de la multiplication des répertoires.
Notre application fait la jonction entre les listes des organismes professionnels, des personnes y travaillant, des spectacles de notre répertoire, et celle des formations que nous offrons. Elle gère le suivi de chaque client, depuis le contact jusqu’à la facture, l’édition de toutes les pièces à produire (contrats, devis, factures, attestations, convocations, etc.), ainsi que les emailings et les éditions d’étiquettes pour mailing papier.
Cette application a connu une grande évolution sur un an, entre la simple gestion initiale de listings, et le développement vers le suivi administratif complet.
Techniquement, j’apprécie particulièrement la possibilité de fonctionner à la fois avec des automatismes et des corrections au cas par cas.
Plus généralement, nous avons gagné en autonomie de chaque utilisateur dans le suivi des affaires dont il est responsable.
Le gain de productivité administrative est énorme. Par exemple : après une demande de spectacle, et un accord négocié au téléphone, nous prenons au maximum 12 minutes pour :
Enfin, des tableaux de bords, bien tenus et très synoptiques, nous permettent de savoir du premier coup d’œil les tâches en cours.
Nous apprécions aussi le caractère évolutif de l’outil.
Si vous souhaitez que l'on discute de vos besoins , contactez-nous !